Meine 3 Empfehlungen, wie du deine Arbeit endlich schaffst

Ein ganz normaler Arbeitstag. Du kommst zwischen 8 und 9 ins Büro, fängst mal so langsam an und als dich dein Kollege fragt, wie es mit dem Mittagessen ausschaut, platzt aus dir heraus: „Schon halb 12?!“ Und wenn du dich fragst, was du eigentlich heute schon geschafft hast, fallen dir viele Dinge ein, aber nicht das, was du dir vorgenommen hattest.

Wenn ich mit Menschen darüber spreche, was sie im beruflichen Kontext stört, sind wir immer schnell bei der Wirkung ihrer Arbeit. Ein Einflussfaktor für die berufliche Wirkung ist das Umfeld, in dem du unterwegs bist. Der zweite große Faktor ist das eigene Handeln. Was tust du den ganzen Tag? Was erreichst du? Und wie produktiv bist du? Eine effektive Arbeitsorganisation und ein sinnvolles Selbstmanagement helfen dir dabei, deine beruflichen Ziele einfacher zu erreichen.

Gefragt nach den besten Methoden, um selbst produktiver zu arbeiten, antworten viele: „Mein Kollege ist viel produktiver als ich, aber er ist auch einfach disziplinierter.“ Ja, wie in meinem Beitrag Routinen statt Vorsätze beschrieben, fördert ein gewisses Maß an Disziplin als Basis deine Entwicklung in vielen Bereichen, ich bin aber davon überzeugt, dass du mit dem richtigen Set an Tools und Methoden das gleiche Maß an Produktivität erreichst wie dein Kollege. In diesem Artikel gebe ich dir Tipps an die Hand, wie du die Arbeit, die du dir vornimmst, mit Hilfe von von mir erprobten Tools und Methoden in Zukunft wirklich schaffst.

Zeitmanagement vs. Selbstmanagement

Während meines Studiums habe ich einen Kurs besucht, „Selbst- und Zeitmanagement“, der uns dual Studierenden beibringen sollte, wie wir im Arbeitsleben priorisieren und organisieren und ich gebe in der Retrospektive zu, dass sogar einige Dinge aus diesem Kurs hängen geblieben sind. Die Erkenntnis, die mir allerdings erst einige Jahre später im Gespräch mit einem Freund kam, ist, dass das Wort „Zeitmanagement“ missverständlich ist. Denn Zeit ist eine Konstante, die nicht beeinflusst werden kann. Wie soll Zeit dann „gemanagt“ werden?

Wenn Zeitmanagement also nicht möglich ist, fangen wir doch bei uns selbst an, denn wo, wenn nicht bei uns, haben wir einen Einfluss?

Fokus, Fokus, Fokus

Das erste Unternehmen, das ich mit aufgebaut habe, ist als ambitioniertes Startup gescheitert. Ich unterhalte mich häufig mit ehemaligen Kollegen darüber, woran es gelegen hat, dass wir es nicht geschafft haben. Wir sind uns einig, dass es eine Vielzahl an Gründen dafür gibt, und wir sind uns noch mehr einig, dass der Hauptgrund eine mangelnde Fokussierung des Geschäfts war.

Wir wollten damals die komplette Branche auf der ganzen Welt mit vielen verschiedenen Produkten und Dienstleistungen bereichern – ohne die Gewissheit, dass ein Produkt in einem Markt bei einem Kunden funktioniert. Im Nachhinein scheint es sehr einleuchtend, zuerst den Proof-of-Market anzustreben. Für uns alle – ohne viel unternehmerische Erfahrung – war es das leider nicht. Für mich war dies mein erstes und eines der größten Learnings für meinen weiteren Werdegang.

Seit einigen Jahren vertrete ich die Ansicht, dass ein fokussiertes Vorgehen nicht nur aus unternehmerischer und strategischer Sicht sinnvoll ist, sondern auch für die tägliche Arbeitsorganisation immer wichtiger wird. Dezentrale Arbeitsteilung, vielschichtige Aufgaben und unterschiedliche Kommunikationskanäle führen im Alltag vor allem zu Ablenkung und zu vielen sogenannten Kontextwechseln.

Kontextwechsel sind Unterbrechungen zwischen zwei Aufgaben oder Projekten, die in der Produktivität zu Reibungsverlusten führen. Problematisch ist nicht der Themenwechsel an sich, sondern die Zeit, die verloren geht, um sich wieder neu in ein Thema hinein zu denken. Experten gehen davon aus, dass schon bei drei Themen, an denen du gleichzeitig arbeitest, mehr Zeit für den Wechsel des Kontextes verwendet wird als produktiv für das einzelne Projekt getan werden kann.

Da ich in einer wenig spezialisierten Rolle arbeite, fällt es mir schwer, mich nicht mit vielen unterschiedlichen Projekten zu beschäftigen. Trotzdem ist mir aufgefallen, dass ich wesentlich produktiver bin, wenn ich möglichst lange oder in fest definierten Zeitblöcken an einem einzigen Thema arbeite oder nacheinander an thematisch ähnlichen Projekten. Im Folgenden teile ich mit euch, wie ich mir diese Aufgaben zurecht lege und strukturiere.

1. Kanban Board

Einige Jahre lang  habe ich verschiedene Methoden und Tools ausprobiert und getestet. Mir war dabei wichtig, dass mir keine Aufgabe durchgeht, ich immer einen aktuellen Überblick habe, ich aber nicht mehr Zeit mit der Organisation meiner Aufgaben als mit der eigentlichen Umsetzung beschäftigt bin. Ich nutze jetzt seit ca. fünf Jahren ein sehr einfaches Kanban-Board, das ich mit Trello führe. Das Tool ist hier aber weniger wichtig, denn ob Trello, Asana oder Monday, die Tools bringen zum größten Teil die gleichen Funktionen mit.

Die Kanban Methode kommt ursprünglich aus der Produktion und ist für Entwicklungsprozesse geeignet. In adaptierter Weise ist Kanban heute auch weit verbreitet in der Softwareentwicklung. Im Grunde handelt es sich um Spalten, die beschreiben, in welcher Phase sich ein Arbeitspaket oder eine Aufgabe befindet. Diese Visualisierung verschafft dir einen guten Überblick.

Praktisch bei Kanban in Kombination mit Trello (oder einem anderen Tool) ist, dass die Intensität der Nutzung sehr unterschiedlich sein kann. Während ich für private Projekte, in denen ich alleine arbeite, nur 3-4 Spalten habe und die Aufgaben nur wenige Attribute haben, ist es genau so möglich – beispielsweise in Teams – Zuständigkeiten und Fristen für Aufgaben festzulegen, farbliche Tags je nach Projekt(-typ) zu definieren oder auch die Arbeitszeit zu messen, die ich für eine Aufgabe aufgewendet habe.

Mein aktuelles Board besteht aus 6 Spalten:

• Backlog: Hier sind alle Aufgaben enthalten, an denen ich diese Woche nicht aktiv arbeite. Sie haben es nicht in die aktuelle Woche geschafft, weil sie a) nicht wichtig oder dringend genug waren, b) für eine spätere Woche angepeilt sind oder c) in der aktuellen Woche als neue Aufgaben erfasst wurden.
• To-Do diese Woche: Hier stehen alle Aufgaben, die ich mir für die aktuelle Woche vorgenommen habe und die noch nicht in Bearbeitung sind oder durchgeführt wurden.
• To-Do heute: Hier finden sich alle Aufgaben, die für heute auf dem Plan stehen und noch nicht in Bearbeitung sind oder durchgeführt wurden.
• In Bearbeitung: Alle Aufgaben, an denen ich hier und jetzt arbeite. Auf meinem Board steht gerade die Aufgabe „Blogartikel schreiben“ in dieser Spalte.
• Abgeschlossen: Fertiggestellte Aufgaben dieser Woche
• Warten: Alle Aufgaben, für die ich auf eine Rückmeldung durch andere angewiesen bin, um fortzufahren.

Wichtiger als das Board selbst ist allerdings, wie du damit arbeitest. Meine Woche beginnt am Montag Morgen damit, dass ich mir anschaue, welche Aufgaben ich mir letzte Woche vorgenommen habe und welche ich geschafft habe. Diese kurze Analyse zeigt mir meine eigenen Fehleinschätzungen hinsichtlich der Abschätzung der Aufgaben oder eine mangelnde Disziplin in der Umsetzung auf. Als nächstes plane ich dann die Aufgaben für die aktuelle Woche. Dies dauert nicht länger als 15-20 Minuten.

Die Planung startet mit meinen eigenen planbaren Kapazitäten. Wie viele Termine habe ich diese Woche? Wie lange arbeite ich ungefähr an welchen Tagen? Gibt es wichtige Projekte, die es erfordern, dass ich mir für spontan anfallende Aufgaben einen Puffer frei halte? Als nächstes überlege ich mir, welche drei größeren Ziele ich diese Woche als Priorität auf jeden Fall erreichen möchte. Auf Basis dieser Ziele füge ich dem Backlog neue Aufgaben hinzu.

Jetzt kommt die Kür: Die Entscheidung darüber, welche Aufgaben es in die Spalte „To-Do Diese Woche“ schaffen. Diese fällt auf Basis einer Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit hinsichtlich der gesetzten Ziele sowie der Einschätzung über meine Kapazitäten. Es kommen zuerst die Aufgaben in die Spalte, die die größte Wirkung auf die Zielerreichung haben. Erst danach folgen Aufgaben mit geringerer Priorität, bis die Liste „voll ist“, weil ich mehr Aufgaben ohnehin nicht schaffen würde.

Es ist hierbei wichtig zu verstehen, dass meine Wochenplanung zwar Teil eines oder mehrerer größeren Projekte sein kann, die Planung an sich läuft aber isoliert als Sprint. Das bedeutet, dass Aufgaben, die ich in der Vorwoche nicht erledigt habe, nicht automatisch in der aktuellen Woche hoch priorisiert werden. Meist gibt es einen guten Grund, warum eine nicht geschaffte Aufgabe nicht wichtig genug war, um erledigt zu werden.

Sobald die Wochenaufgaben definiert sind (max. 20 Minuten pro Woche), ist mein Fokus für die Woche klar und ich bin guter Dinge, dass ich auch alles schaffe. Dies erfordert für spontane Aufgaben entweder, dass ich sie diszipliniert (über die Spalte Backlog) erst in der kommenden Woche angehe oder, dass ich auf Basis meiner Erfahrung einen Puffer für diese Art der Aufgaben plane. Jeden Morgen ziehe ich mir die Tagesaufgaben – je nach Präferenz, Wichtigkeit und Kapazität in die Spalte „To-Do heute“ und arbeite sie ab. Dabei berücksichtige ich auch, wie sich die Kontexte der Aufgaben ähneln, um möglichst wenig Reibungsverluste zu haben. Die Planung dauert max. fünf Minuten pro Tag, sodass ich in Summe nicht mehr als 45 Minuten pro Woche für meine Arbeitsorganisation aufwende.

In der nächsten Woche geht das Spiel von Neuem los. Und wenn ich mich an diese Regeln halte und die Abläufe zu Routinen mache, brauche ich selbst nur wenig Disziplin, um eine sehr produktive Arbeitswoche zu erreichen.

2. Denken in Zeitblöcken

Neben Kontextwechseln litt ich unter der Aufschieberitis. Für Aufgaben, auf die ich einfach keine Lust hatte, habe ich selten die Motivation aufgebracht, bis mich Tim Ferris in seinem Buch Die 4-Stunden-Woche zu einem Umdenken gebracht hat. Seitdem fasse ich zu erledigende Aufgaben in Zeitblöcken zusammen, wenn

• sie thematisch gut zusammen passen, um einen Kontextwechsel zu vermeiden (z.B. Recherchearbeiten)
• sie zu meinen Hass-Aufgaben zählen, damit ich nach ein paar Stunden Arbeit am Stück für die nächste Zeit nicht mehr an sie denken muss (z.B. Buchhaltung)
• ich störungsfreie Zeit brauche für ein größeres Projekt oder um kreativ zu sein.

Diese Zeitblöcke trage ich mir als abwesend im Kalender ein – für alle potenziellen Störer sichtbar. Alle Kommunikationskanäle inkl. E-Mail werden ausgeschaltet, ich setze meine Kopfhörer auf und los geht’s. Geschützt gegen Ablenkungen, bin ich in dieser Zeit nicht nur produktiv, sondern im Anschluss sogar motiviert, wenn ich unliebsame Aufgaben im besten Fall bis zum nächsten Monat abhaken kann.

Dieses Vorgehen ist sowohl regelmäßig (z.B. dienstags und donnerstags von 10-12 Uhr) möglich, als auch bei Bedarf für spezielle Themen und kommt viel besser bei deinen Kollegen an, als du es dir vorstellst. Wichtig ist eine offene Kommunikation. Wenn du deinen Kollegen offen sagst, warum du das ganze machst, ist die Begeisterung oft groß, weil deine Kollegen ja vor ähnlichen Herausforderungen stehen wie du.

Bei meinem letzten Unternehmen wurde die Regel eingeführt, dass niemand angesprochen wird, wenn er/ sie Kopfhörer trägt und wir haben zeitweise für das ganze Team feste Zeitblöcke eingeführt, in denen fokussiert gearbeitet wurde.

3. „Nein“ sagen zu Terminen

Viele von euch werden es kennen. Der Blick in den Kalender lässt einen morgens schon mit den Augen rollen. Ihr habt so viele Termine geplant, dass kaum Zeit „zum richtigen Arbeiten“ bleibt. In vielen Unternehmen herrscht eine ausufernde Meeting-Kultur. Das Problem ist so verbreitet, dass es 2018 die Meldung über eine Regel bei Amazon in die Medien geschafft hat. Bei Amazon dürfen nur so viele Teilnehmer an einem Termin teilnehmen, wie von zwei Pizzen (Acht Personen) satt werden.

Kim Scott ist ehemalige Mitarbeiterin von Apple und Google. Sie stellt in ihrem Buch Radical Candor ihr sehr praxisnahes Konzept für Führungskräfte vor, die ihr Team zum Erfolg führen möchten, ohne die menschliche Komponente zu vernachlässigen. Scott bestätigt, dass die Produktivität vieler Unternehmen – Apple und Google eingeschlossen – unter einer falschen Meeting-Kultur leidet oder litt. Sie schlägt vor, dass – neben allgemeinen Informationsterminen für die gesamte Belegschaft sowie individuellen Entwicklungsgesprächen mit einzelnen Mitarbeitern – in der täglichen Arbeit nur zwei Arten von Terminen stattfinden sollten:

Auf der einen Seite sollte es Debatten-Termine geben, die das Ziel haben, Informationen verschiedener Bereiche zu einem Thema oder Projekt zu sammeln und zu diskutieren. Als Ergebnis sollten Fakten und mögliche Optionen auf dem Tisch liegen, sowie eine Empfehlung entweder a) weiter zu diskutieren oder b) zu einer Entscheidung zu kommen. Sollte eine Entscheidung gefordert werden, gibt es einen Entscheidungstermin, in dem Lösungen vorgestellt und Beteiligte von einer Lösung überzeugt werden.

Mein Tipp: Wenn du das nächste mal zu einem Termin eingeladen wirst, den du für dich als nicht wichtig einschätzt, frag‘ den Einladenden, welchen Mehrwert du zu dem Termin beitragen kannst. Vielleicht reicht es ja, wenn du den Einladenden zu einem Thema briefst oder deine Meinung mit ihm vorab teilst, ohne dass du an dem Termin teilnehmen musst. So sparst du wertvolle Zeit für deine priorisierten Aufgaben. Meine Erfahrung ist, dass, wenn Menschen mit dieser Frage konfrontiert werden, sie das erste Mal darüber nachdenken, warum sie dich bei dem Termin gerne dabei hätten. Außerdem suggeriert die Frage bereits, dass du nicht an dem Termin teilnehmen möchtest, sodass die Hürde für den Einladenden das nächste Mal höher sein wird.

Produktivität messen

Jetzt habe ich dir ein paar Tools an die Hand gegeben, um produktiver zu arbeiten. Aber woran merkst du, dass es wirklich funktioniert? „Ich habe das Gefühl, dass ich mehr geschafft bekomme.“ reicht hierfür jedoch nicht aus. Denn nur weil du das Gefühl hast, heißt es noch lange nicht, dass du auch wirklich produktiver bist. Ich möchte dir meine Idee von Arbeitseffizienz und Arbeitseffektivität vorstellen:

Arbeitseffizienz beschreibt, wie viele Stunden du in einer Woche tatsächlich gearbeitet hast. Wenn du also 40 Stunden anwesend warst und davon 30 Stunden gearbeitet hast (was meiner Erfahrung nach kein schlechter Wert ist) , ist das eine Arbeitseffizienz von 75%. Das Ergebnis – also die 30 Stunden – nenne ich Nettoarbeitszeit.

Diese bekomme ich heraus, wenn ich in meinem Kanban-Board alle Aufgaben, die ich am Ende der Woche in „Abgeschlossen“ stehen habe, mit einer kleinen Bemerkung versehen habe, wie lange ich für die Aufgabe gebraucht habe. Ich erfasse dabei nur Aufgaben, die länger als 5 Minuten gedauert haben. Dazu rechne ich alle Termine.

Arbeitseffektivität ist etwas individueller. Hierzu definiere ich für mich vorher meine Effektivität. Ich unterteile, welche Aufgaben eine direkte Auswirkung auf die von mir gesetzten Ziele habe. Beispiel: Ich bin Vertriebler und mein Ziel ist es, zwei neue Kunden zu gewinnen. Am Ende der Woche schaue ich meine erledigten Aufgaben an:

• 20 Stunden Telefonakquise
• 2 Stunden Vertragsverhandlungen per E-Mail
• 3 Stunden Online-Recherche nach neuen potenziellen Kunden
• 1 Stunde Reisekostenabrechnung
• 4 Stunden Schulung für neue Kollegen geben
• Summe = 30 Stunden Nettoarbeitszeit

Die Bewertung der Aufgaben ist jedem selbst überlassen, ich würde in diesem Fall die letzten drei Aufgaben als nicht direkt zielrelevant einordnen. Dies bedeutet, dass acht von 30 Stunden nach meinem Erachten weniger produktiv waren, was einer Arbeitseffektivität von ca. 73% entspricht. Auf dem Kanban-Board unterscheide ich zielrelevante von nicht zielrelevanten Aufgaben durch einen einfachen Farbcode. Du kannst aber auch einfach eine weitere Spalte „Abgeschlossen – Zielrelevant“ einfügen und die entsprechenden Aufgaben nach Abschluss dorthin verschieben.

Sobald Aufgaben quantifizierbar und somit greifbarer sind, stellt sich ein weiterer Vorteil ein. Die eigene Abschätzung wird genauer – sowohl was meine Kapazität pro Woche angeht, als auch wie viel Zeit welche Art von Aufgaben erfordert. Wenn eine Woche für mich nicht gut läuft, kann ich durch das Erfassen meiner Aufgaben sehr genau sagen, woran es gelegen hat. Daraus resultiert ein hohes Maß an Genauigkeit und Planbarkeit, welches mich am Ende einer Woche sehr zufrieden stimmt, wenn ich mal wieder genau das geschafft habe, was ich mir vorgenommen habe.

Fazit

Die sehr freundlichen und unterstützenden Menschen, die diesen Artikel gegengelesen haben, haben mich nach der Lektüre gefragt: ”Das liest sich eher mechanisch. Wo bleibt die menschliche Komponente und der Spaß?”. Ich gebe zu, dass insbesondere der letzte Teil zur Messung von Produktivität sehr rational wirken kann.

Für mich ist der Einsatz von Methoden und Tools allerdings nur ein Mittel zum Zweck. Ein effektiver und effizienter Arbeitsalltag führt dazu, dass ich mir selbst mehr Freiräume schaffe. Wenn ich gut strukturiert mit meinen Wochenaufgaben umgehe, bleibt für mich genügend Zeit für die menschliche Komponente und den Austausch mit meinen Kollegen. Denn vertrauensvolle Beziehungen sind für mich auch im Arbeitsumfeld die wichtigste Grundlage für den gemeinsamen Erfolg.

Welche Tricks nutzt ihr im Arbeitsalltag um produktiver zu sein? Ich bin sehr gespannt auf eure Produktivitäts-Hacks!